Чопська
міська рада

Офіційний веб-сайт

Регламент виконавчого комітету

Додаток

до рішення 8 сесії 7 скликання

Чопської міської ради

від 26.04.2016р. № 4

 РЕГЛАМЕНТ

виконавчого комітету міської ради

 1. Загальні положення

1.1. Цей Регламент відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” регулює організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Чопської міської ради (далі – виконавчий комітет).

1.2. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, який утворюється нею на строк її повноважень.

1.3. Виконавчий комітет у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради.

1.4. Виконавчий комітет є підзвітним і підконтрольним міській раді.

1.5. Виконавчий комітет утворюється відповідно до статей 26, 51 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”. Кількісний і персональний склад виконавчого комітету затверджується міською радою за пропозицією міського голови.

1.6. Виконавчий комітет здійснює свої повноваження на підставі ст. 52 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” та делеговані повноваження, віднесені цим Законом до відання виконавчих органів ради.

1.7. Після закінчення повноважень міської ради виконавчий комітет здійснює свої повноваження до сформування радою нового складу виконавчого комітету.

1.8. Очолює виконавчий комітет міський голова.

 2. Організація роботи виконавчого комітету

2.1. Організація роботи виконавчого комітету здійснюється шляхом проведення:

2.1.1. Засідань виконавчого комітету.

2.1.2. Оперативних нарад міського голови з його  заступниками, секретарем міської ради, заступником міського голови, керуючим справами, керівниками управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, керівниками підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, з питань, віднесених до компетенції виконавчого комітету.

2.1.3. Засідань комісій, створених виконавчим комітетом для координації дій та організації роботи в тій чи іншій сфері (галузі), повноважень виконавчого комітету.

2.1.4. Видання розпоряджень та доручень міського голови, а також розпорядчих документів вищих органів виконавчої влади, організації їх виконання.

2.1.5. Основною формою роботи виконавчого комітету є його засідання, які проводяться в міру необхідності, але не рідше одного разу на місяць, і є правомочними, якщо в них беруть участь більше половини (проста більшість) від затвердженого радою загального складу виконавчого комітету. Засідання проводяться під головуванням міського голови, в разі його тимчасової відсутності – виконуючим обов’язки міського голови, при неможливості міським головою проводити засідання – одним із заступників міського голови як головуючим на засіданні.

 3. Планування роботи

3.1.Планування роботи виконавчого комітету здійснюється з врахуванням поточного моменту і ситуації, що складається в місті. Робота виконкому планується на квартал.

3.2.  До плану роботи виконкому включаються : – перелік актуальних питань, пов’язаних з реалізацією заходів соціально – економічного розвитку міста, функціонуванням галузей господарського комплексу та розв’язанням проблем соціальної сфери, про підведення підсумків діяльності управлінь та відділів за квартал, півріччя, дев’ять місяців, рік.

3.3. План роботи виконавчого комітету затверджується на засіданні, що передує початку кварталу.

3.4. Організаційно-правовий відділ протягом п’яти робочих днів після затвердження рішення про план роботи доводить його до виконавців.

3.5. Контроль за виконанням плану роботи виконкому здійснюється заступником міського голови, керуючим справами.

 4. Підготовка до засідань виконкому

4.1. Засідання виконавчого комітету проводяться згідно з планом роботи як правило в третій четвер кожного місяця з 14.00 години. При необхідності скликаються позапланові (позачергові) засідання виконкому, а час проведення уточнюється.

4.2. Порядок денний на засідання виконкому складається з врахуванням вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації” організаційно-правовим відділом під безпосереднім керівництвом заступника міського голови, керуючого справами.

4.3. На підставі сформованого порядку денного заступник міського голови, керуючий справами готує проект розпорядження міського голови про скликання засідання виконавчого комітету.

4.4. Розпорядження про  скликання засідання виконавчого комітету, відповідно до цього розділу  доводиться до відома членів виконавчого комітету і населення шляхом оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради не пізніш як за 5 днів до його проведення,  а у разі проведення позапланового (позачергового) засідання – не пізніше як за 1 день до проведення засідання із зазначенням часу скликання, місця проведення та питань, які передбачається внести на розгляд виконкому.

4.5. У розпорядженні про скликання засідання виконавчого комітету вказується дата, час та місце проведення засідання та порядок денний засідання.

4.6. Проекти рішень та додатки до них  на чергове засідання виконавчого комітету Чопської міської ради надаються організаційно-правовим відділом за 2 дні до проведення засідання. Проекти рішень на позачергове засідання надаються членам виконкому під час їх реєстрації.

4.7. Повідомлення (членам виконавчого комітету, посадовим особам, доповідачам, запрошеним, тощо) про проведення засідання виконкому, реєстрація членів виконкому присутніх на засіданні, забезпечується організаційно-правовим відділом перед початком засідання. Також організаційно-правовий відділ фіксує присутність офіційно запрошених на засідання виконкому осіб.

4.8. Підготовка матеріалів на засідання виконкому (довідок, інформацій, проектів рішень) здійснюється членами виконкому, керівниками відділів, управлінь та служб, призначеними робочими групами. До підготовки питань можуть залучатися постійні комісії міської ради, депутати, працівники апарату ради та виконавчих органів, представники громадських організацій, спеціалісти галузей.

4.9. Відділи, управління міської ради та інші організації, інститути громадянського суспільства, які подають проекти рішень на засідання виконкому, зобов’язані погодити та завізувати їх у зацікавлених відділах та посадових осіб, які у відповідності з їх компетенцією мають безпосереднє відношення до питань, що порушуються в проекті, згідно вимог даного Регламенту.

4.10. Усі проекти рішень візуються заступником міського голови, керуючим справами та заступником, до компетенції якого входить дане питання. Юрисконсульт перевіряє проекти рішень на відповідність їх чинному законодавству України та здійснює їх візування.

У процесі  візування проекту рішення у особи, яка здійснює візування, можуть виникнути зауваження щодо поданого проекту рішення, про що повинен свідчити запис „Із зауваженням” замість особистого підпису. Зауваження обов’язково оформляються письмово на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення. В разі надання таких зауважень, особа, яка надає зауваження, повертає  проект розробнику, який повинен усунути  зауваження та здійснити процедуру візування вже виправленого проекту.

Якщо під час опрацювання проекту рішення виникла необхідність внесення до нього змін, проект повертається на доопрацювання та для повторного візування виконавцю.

4.11. Проекти рішень, остаточно підготовлені та завізовані згідно з вимогами даного регламенту, подаються в електронному вигляді та на паперових носіях в організаційно-правовий відділ для реєстрації у журналі реєстрації проектів рішень виконавчого комітету Чопської міської ради та здійснення оприлюднення на офіційному сайті міської ради із дотриманням вимог Закону України “Про захист персональних даних”.

 4.12. Візування проектів рішень здійснюється виконавцем проекту:

4.12.1. На зворотній стороні останньої сторінки  проекту рішення  друкується:
– посада, прізвище особи – керівника структурного підрозділу, яким підготовлено цей проект;

- посади, прізвища посадових осіб, якими візується  проект рішення,

- вказується інформація, яка підлягає оприлюдненню з врахуванням вимог Закону України “Про доступ до публічної інформації”, Закону України “Про захист персональних даних”

- перелік установ, підприємств, службових осіб, кому розсилається дане рішення;
– прізвище, ініціали та номер службового телефону посадової особи, яка безпосередньо підготувала документ

- вказується реєстраційний номер проекту

4.12.2. Візування проектів рішень проводиться автором (ініціатором) проекту рішення протягом 5–ти робочих днів. Проекти рішень індивідуальної дії готуються та візуються відповідним підрозділом Чопської міської ради, її виконавчого комітету, який готує даний проект рішення згідно накладеної резолюції, протягом 5–робочих днів з дня отримання заяви та необхідного пакету документів.

Візування проектів рішень виконавчого комітету здійснюється в такій послідовності:
– керівник підрозділу, що підготував проект рішення;

- юрисконсульт;

- керівники інших управлінь, відділів чи інші службові особи, які мають безпосереднє відношення до вирішення питань, що порушуються в рішенні;

-  заступник міського голови, керуючий справами

- заступник міського голови відповідно до розподілу обов’язків;

- секретар міської ради – в разі потреби;

- особа, на яку покладено обов’язок здійснення оприлюднення інформації на офіційному веб-сайті Чопської міської ради. Оприлюднення проекту рішення без візування не допускається.

4.13. Пропозиції, які викладаються у вигляді подання до міського голови, з проектами рішень, підготовлені постійними комісіями та депутатами ради, загальними зборами громадян, інститутами громадянського суспільства, подаються не пізніше ніж за 20 робочих днів до дня їх розгляду та прийняття на засіданні виконавчого комітету, на паперовому носії та в електронному вигляді до організаційно-правового  відділу, де повинні бути зареєстровані в журналі реєстрації проектів рішень виконавчого комітету. Реєстраційний номер проекту проставляється на звороті останньої сторінки поданого проекту рішення.

4.13.1. Організаційно-правовий відділ здійснює протягом 2-ох робочих днів процедуру візування даного проекту рішення, передбачені п. 4.10. даного Регламенту із зазначенням Автору (ініціатора) проекту рішення. Якщо в процесі візування до проекту не надійшло зауважень, організаційно-правовий відділ здійснює оприлюднення проекту на офіційному сайті Чопської міської ради для забезпечення вимог Закон України “Про доступ до публічної інформації”.

4.13.2. У процесі  візування проекту рішення у особи, яка здійснює візування, можуть виникнути зауваження щодо поданого проекту рішення, про що повинен свідчити запис „Із зауваженням” замість особистого підпису. Зауваження обов’язково оформляються письмово на окремому аркуші. Зауваження повинні бути аргументовані та викладатися у вигляді конкретної поправки до тексту проекту рішення. В разі надання таких зауважень,  заступник міського голови, керуючий справами повертає  проект автору (ініціатору) який повинен усунути  зауваження протягом 3-ох робочих днів та повернути його до міської ради, відкликати його або викласти свою думку на окремому аркуші щодо незгоди внесення наданих зауважень.

4.13.2.1. Якщо ініціатор проекту рішення не згідний із наданими зауваженнями, він викладає свою думку на окремому аркуші і додає до проекту рішення.

4.13.2.2. Проект рішення розміщується на офіційному сайті міської ради і виноситься на розгляд виконавчого комітету. До такого проекту рішення членам виконавчого комітету додаються викладені на окремому аркуші зауваження до проекту рішення та викладена на окремому аркуші думка ініціатора проекту рішення щодо незгоди внесення наданих зауважень.

4.14. Внесені на засідання виконкому проекти рішень повинні бути стислі (до 2-3 друкованих сторінок), ретельно відредаговані, надруковані на бланку встановленого взірця (шрифт № 14), мати чітку назву, що коротко й точно відображає його зміст. Проект рішення повинен складатися з таких частин: – мотивуючої – у якій містяться об’єктивна оцінка стану справ, причини недоліків у розв’язанні відповідних проблем, мета, з якою видається рішення, посилання на норми чинного законодавства, якими регулюються порушені у проекті питання; – вирішальної – у якій конкретно і чітко формулюються завдання, спрямовані на досягнення поставленої мети, визначені виконавці і терміни виконання поставленого завдання; – заключної – у якій містяться загальні терміни виконання, посилання на посадову особу, на яку покладається контроль за виконанням рішення. Термін виконання не вказується у рішеннях, які носять індивідуальний характер. До проекту рішення додаються передбачені текстом додатки та матеріали, на які є посилання у проекті рішення, стисла довідка (пояснююча записка) по суті питання, перелік організацій, яким необхідно надіслати прийняте рішення.

4.15. Якщо проект рішення містить додатки, то про це зазначається в основному документі. Помітка про те, що документ є додатком робиться в правому верхньому куті першого аркуша додатка за зразком: Додаток до рішення виконкому від 15.01.16 № 24 (шрифт №14). Якщо додаток один, то він не нумерується. У разі наявності кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери. Наприклад: Додаток 1, Додаток 2 і т.д. Знак “№” перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки мають назви, що відповідають зазначеним в основному документі.

4.16. Оформлені у вигляді додатків склад комісій, штабів, оргкомітетів, координаційних рад, робочих груп формується із прізвищ, запропонованих до їх складу осіб із зазначенням імен, по батькові, посад за основним місцем роботи. Керівництво таких органів перераховується на початку списку із зазначенням посади та у порядку важливості відведених їм функцій. Якщо до складу вказаних органів запропоновані працівники організацій чи установ, які не належать до сфери управління міської ради, то обов’язкове зазначення згоди брати участь у їх роботі.

4.17. Проекти рішень після засідання виконавчого комітету організаційно-правовим відділом формуються в одну справу та передається на зберігання в архівосховище.

 5. Попереднє обговорення проектів рішень

5.1. Заступник міського голови, керуючий справами забезпечує попереднє обговорення постійними комісіями, науковцями (в разі потреби) та громадськістю, оприлюднення проектів рішень, що виносяться на розгляд виконавчого комітету, шляхом розміщення їх на сайті ради, із обов’язковим виконанням вимог Законів України „Про доступ до публічної інформації” “Про захист персональних даних”, „Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності”.

5.2. Зауваження та пропозиції до проектів рішень (які надходять від громадськості) подаються до організаційно-правового відділу у письмовій формі та в електронному вигляді.

5.3. Узагальнення зауважень і пропозицій до проекту рішення, вироблення кінцевої редакції покладається на ініціаторів проекту.

 6. Затвердження порядку денного та прийняття рішень

6.1. Проект порядку денного засідання виконавчого комітету оголошується головуючим на початку та приймається за основу більшістю від присутніх. Пропозиції про зміни та доповнення до проекту порядку денного (виключення окремих питань, зміна черговості розгляду вже включених питань, включення окремих питань, тощо) ставляться головуючим на голосування у порядку їх надходження. Рішення по пропозиціях про зміни  в порядку денному ухвалюється більшістю від присутніх на засіданні виконкому.

6.2. Порядок денний приймається в цілому більшістю членів виконкому, присутніх на засіданні. В разі неприйняття порядку денного в цілому, головуючий проводить голосування по кожному пункту окремо.

6.3. Питання порядку денного засідання виконкому розглядаються у тій послідовності, в якій їх включено до порядку денного засідання.

6.4. Перехід до розгляду чергового питання порядку денного оголошується головуючим на засіданні.

6.5. Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданні простою більшістю голосів від затвердженого радою загального складу виконкому, шляхом підняття руки, підписуються не пізніше 5 робочих днів з дня засідання міським головою, а в разі його відсутності – виконуючим обов’язки міського голови або головуючим на засіданні виконкому і набирають чинності з моменту їх прийняття, якщо в самому рішенні не встановлено іншого строку. Додатки до рішень виконкому підписує міський голова.

6.6. Рішення, які прийняті виконкомом із доповненнями чи зауваженнями, внесеними на засіданні, доопрацьовуються працівниками, які готували проект рішення. На доопрацювання проекту відводиться 2 робочі дні. Доопрацьовані рішення направляються у організаційно-правовий відділ, звідки вони подаються на підпис міському голові у встановленому порядку.

6.7. Організаційно-правовим відділом здійснюється нумерація прийнятих на засіданні виконавчого комітету рішень. Нумерація рішень виконкому здійснюється в межах календарного року. Прийняті рішення подаються організаційно-правовим відділом  заступнику міського голови, керуючому справами для подальшого підписання міським головою (в разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови або головуючому на засіданні виконкому).

6.8. Підписані рішення реєструються в організаційно-правовому відділі в журналі реєстрації рішень.

6.9. Організаційно-правовий відділ готує витяги із прийнятих рішень виконавчого комітету, які підписує заступник міського голови, керуючий справами (в разі відсутності заступника міського голови, керуючого справами – особа, яка виконує його обов’язки)  та відповідно до переліку надсилає виконавцям, але не пізніше як через 7 днів після засідання виконкому.

6.10. Організаційно-правовий відділ веде, оформляє і не пізніше 5 робочих днів після засідання подає протокол засідання виконкому заступнику міського голови, керуючому справами для подальшого підписання міським головою, а в разі його відсутності – виконуючому обов’язки міського голови або головуючому на засіданні виконкому. За правильність відомостей в протоколі несе відповідальність заступник міського голови, керуючий справами.

6.11. Особа, на яку покладено обов’язки по здійсненню оприлюднення інформації на офіційному сайті Чопської міської ради, здійснює оприлюднення прийнятих на засіданні виконавчого комітету рішень та протоколу на офіційному сайті не пізніше ніж через 5 робочих днів з дня засідання виконкому.

6.12. Оригінали протоколів засідань виконкому, рішень та матеріали до них формуються в хронологічному порядку, переплітаються і зберігаються в архівосховищі міської ради відповідний термін, після чого передаються відповідальною особою на зберігання в архівний відділ Ужгородської РДА.

6.13. Рішення виконкому у випадках визначених законом, доводяться до відома населення через засоби масової інформації.

6.14. На засіданні виконавчого комітету можуть бути присутні представники засобів масової інформації та може здійснюватися  проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису у приміщеннях, де проводяться засідання виконкому. Проведення кіно-, відео-, фотозйомок і звукозапису під час засідання виконавчого комітету забороняється при розгляді питань, що віднесені чинним законодавством до інформації з обмеженим доступом.

 7. Особливості розгляду питання порядку денного “Різне”

7.1. Після розгляду основних питань порядку денного  засідання виконкому членам виконкому надається право виступити у “Різному”, яке полягає у висловленні ними своїх думок, пропозицій, оголошень, заяв та пропозицій щодо роботи виконкому, виконавчих органів ради тощо.

7.2. Якщо для розгляду питання, відпрацювання пропозицій щодо його вирішення або вживання відповідних заходів потрібен час, головуючий на засіданні дає протокольне доручення відповідній посадовій особі чи органу розглянути питання, вжити заходів і дати відповідь члену виконкому індивідуально та у встановлений головуючим термін.

7.3. Рішення з питань, обговорюваних у “Різному”, не приймаються, голосування не проводиться.

 8. Порядок підготовки та прийняття розпорядчих документів

8.1. До розпорядчих документів виконкому відносяться розпорядження і доручення міського голови.

8.2. Міський голова в межах власних і делегованих повноважень та чинного законодавства видає розпорядження.

8.3. Розпорядження приймаються з ініціативи міського голови, його заступників, заступника міського голови, керуючого справами, постійних комісій, на виконання документів Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів, за пропозиціями облдержадміністрації, управлінь, відділів та служб міської ради, підприємств, установ, організацій та окремих громадян.

8.4. Управління, відділи та служби міської ради з питань, що належать до їх компетенції, готують проекти розпоряджень. У разі, коли розробка проекту розпорядження доручена кільком структурним підрозділам, виконавець, зазначений першим, є головним розробником.

8.5. Проект розпорядження повинен мати назву, що коротко й точно відображає його зміст, мотивуючу і розпорядчу або лише розпорядчу частину, може мати додатки. Проекти розпоряджень, підготовлені на виконання розпорядчих документів органів виконавчої влади в межах делегованих законом повноважень, повинні мати посилання на їх дату, номер та повну назву.

8.6. Проект розпорядження погоджується розробником із керівниками всіх зацікавлених сторін, юрисконсультом, заступником міського голови, заступником міського голови, керуючим справами у віданні яких є дані питання. При наявності заперечень до проекту розпорядження додається письмове обґрунтування та пропозиції. Порядок узгодження проектів розпоряджень аналогічний підготовці проектів рішень виконкому. Крім того на погоджувальній сторінці проекту розпорядження розробник вказує необхідність оприлюднення зазначеного розпорядження на офіційному сайті міської ради.

8.7. Підписані розпорядження передаються в організаційно-правовий відділ. Реєструються в журналі реєстрації розпоряджень шляхом присвоєння їм дати видання та порядкових номерів. Нумерація розпоряджень здійснюється в межах календарного року.

8.8. Організаційно-правовий відділ розмножує копії розпоряджень і в 3-денний термін, а в разі необхідності, в день підписання надсилає виконавцям.

8.9. Оригінали розпоряджень та матеріали до них формуються в хронологічному порядку, переплітаються і зберігаються в організаційно-правовому відділі протягом 1 року, після чого передаються на зберігання до архівосховища (4 роки) та в подальшому передаються на зберігання до архівного відділу Ужгородської РДА.

 9. Підготовка та проведення нарад, зустрічей та інших заходів з участю міського голови

9.1. Міський голова у відповідності до глави 3 ст. 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” представляє територіальну громаду, раду та виконавчий комітет міста у відносинах з державними органами, іншими органами місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян, підприємствами, установами, організаціями, громадянами, а також у міжнародних відносинах відповідно до законодавства.

9.2. Заходи з участю міського голови готуються відділом або управлінням, до компетенції якого входять питання, що визначають мету наради, зустрічі, тощо. Безпосереднє керівництво підготовкою здійснюють заступники міського голови, заступник міського голови, керуючий справами  відповідно до розподілу функціональних повноважень.

9.3. До проведення заходу з участю міського голови необхідно підготувати :

- робочий план підготовки до зустрічі;

- план проведення заходу, в якому вказати мету, дату, час, місце проведення, визначити перелік основних питань та відповідальних осіб, які їх готують;

- сценарій чи порядок проведення заходу;

- список запрошених на зустріч.

9.4. Виділення необхідних для підготовки і проведення заходу коштів (в разі необхідності), залучення широкого кола зацікавлених сторін попередньо оформляється розпорядженням міського голови.

9.5. Повідомлення про проведення заходу доводиться до відома учасників та зацікавлених сторін.

9.6. Керівник відділу чи управління, який організовує підготовку заходу, забезпечує підготовку місця проведення, реєстрацію учасників, оформлення протоколу.

9.7. Протягом двох днів після проведення заходу відповідним відділом чи управлінням оформляються доручення міського голови, дані під час наради, зустрічі, тощо, де чітко визначено строки і відповідальних за їх виконання.

9.8. Підписані міським головою доручення реєструються в організаційно-правовому відділі і направляються виконавцям. Контроль за виконанням доручення здійснюється організаційно-правовим відділом та структурним підрозділом, який організовував проведення заходу.

 10. Організація роботи з документами

10.1. Реєстрація документів, які потребують обов’язкового розгляду керівниками міської ради, здійснюється централізовано організаційно-правовим відділом у день її надходження. Приймання, реєстрація та облік інформаційних запитів здійснюється спеціально визначеною особою у встановленому законом порядку.

10.2. Усі документи, що надійшли до міської ради, в тому числі й від Президента України та його Секретаріату, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Прем’єр-міністра України, міністерств і відомств України, обласної державної адміністрації, обласних установ та організацій, розглядаються міським головою, а в разі його відсутності — особою, яка його заміщає.

10.3. Документи подаються на розгляд керівництву міської ради в день їх надходження о 16 годині або не пізніше 10 години наступного дня. Термінові документи, інформаційні запити реєструються і передаються на розгляд негайно.

10.4. Як правило, документи розглядаються в день їх подання. У виняткових випадках окремі документи можуть знаходитися на розгляді довше, але не більше трьох днів. Термінові документи розглядаються негайно.

10.5. Результати розгляду документів керівництвом виконкому фіксуються в резолюціях. Резолюція накладається на самому документі та повинна містити такі необхідні елементи: зазначення конкретного виконавця (виконавців), зміст дій щодо виконання документа, строк виконання (в разі потреби), особистий підпис керівника, дату. На документі повинно бути не більше однієї резолюції. Наступні резолюції можливі у виняткових випадках при необхідності деталізації виконання документів. Вони фіксуються в журналі реєстрації документа.

10.6. Після розгляду міським головою документи повертаються в організаційно-правовий відділ, який того ж дня переносить резолюції в журнал реєстрації вхідної кореспонденції і під розписку направляє виконавцям.

10.7. Структури і підрозділи апарату:

- організовують роботу зі службовими документами відповідно до Інструкції з діловодства та цього Регламенту;

- завершені діловодством справи, згідно з номенклатурою, передають на збереження в архівосховище міської ради у встановленому порядку.

10.8. Вихідні (ініціативні) документи, документи-відповіді готуються управліннями, відділами та іншими структурними підрозділами міської ради.

10.9. Обов’язковим реквізитом вихідних документів є найменування адресата, якому вони призначені. Адресування документів здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

10.10. Вихідні документи повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст. У документах-відповідях робиться посилання на документи, на виконання яких вони підготовлені. Після тексту вихідного документа зазначається посада, ініціали та прізвище особи, яка своїм підписом засвідчуватиме документ.

10.11. Якщо вихідний документ має додатки, то вони оформляються відповідно до Інструкції з діловодства. На лицьовому або зворотному боці останнього аркуша вихідного документа зазначаються прізвище та номер службового телефону виконавця.

10.12. Проекти вихідних документів, що передбачають засвідчення підписом міського голови або його заступників, візуються їх виконавцями.

10.13. Документи, адресовані Президенту України, Голові Верховної Ради України, Прем’єр-міністру України, народним депутатам України, листи і звернення до Верховної Ради України, Секретаріату Президента України, Кабінету Міністрів України, керівникам міністерств і відомств України з постановочних питань, а також посольствам, консульствам України в зарубіжних країнах, посольствам, консульствам зарубіжних країн в Україні, головам облрад і облдержадміністрацій, підписуються винятково міським головою, а в разі його відсутності — особою, яка його заміщає. Документи, адресовані заступникам керівників вищезазначених органів, депутатам облради, керівникам підприємств, установ і організацій, окремим громадянам, підписуються міським головою,  його заступниками та заступником міського голови, керуючим справами, відповідно до розподілу обов’язків.

10.14. Підписані головою, його заступниками та керуючим справами виконкому вихідні документи передаються в організаційно-правовий відділ.

10.15. Усі документи, що надсилаються з міської ради за підписами її керівників, приймаються і реєструються в організаційно-правовому відділі щоденно, крім вихідних і святкових днів. Відправлення листів здійснюється в день реєстрації до 16.00 год.

10.16. Організаційно-правовий відділ щоквартально аналізує стан документообігу в апараті і доповідає заступнику міського голови, керуючому справами.

 11.Організація роботи з документами в управліннях, відділах, інших структурних підрозділах

11.1. Порядок ведення діловодства в управліннях, інших структурних підрозділах міської ради визначається Інструкцією з діловодства та цим Регламентом.

11.2. Діловодство в управліннях, інших структурних підрозділах міської ради здійснюється спеціально визначеними особами.

11.3. Реєстрація документів в управліннях, інших структурних підрозділах міської ради здійснюється за  журнальною системою. Порядкова індексація документів здійснюється в межах календарного року за номенклатурою справ.

11.4. Уся вхідна кореспонденція після її реєстрації подається на розгляд керівникам управлінь, інших структурних підрозділів і згідно з їх резолюціями передається виконавцям. Документи, що містять завдання або доручення, беруться на контроль і виконуються у порядку та строки, визначені цим Регламентом.

11.5. Оригінали вхідних документів, передані на виконання в управління, відділи, інші структурні підрозділи, повертаються разом із матеріалами про їх виконання в організаційно-правовий відділ. Документи, надіслані в копіях, поверненню не підлягають.

11.6. Друкування, розмноження і доведення до виконавців власних розпорядчих, вихідних і внутрішніх документів здійснюється управліннями, відділами, іншими структурними підрозділами самостійно.

11.7. Управління, відділи, інші структурні підрозділи одержують документи в організаційно-правовому відділі (каб. 1) самостійно з 15.00 год. до 16.00 год., за необхідності — з 10.00 год. до 11.00 год., у термінових випадках — негайно.

 12. Організація контролю за виконанням документів

12.1. Контролю підлягають документи (вхідні, вихідні, внутрішні), що містять конкретні завдання і терміни виконання. Обов’язковому контролю підлягають:

- закони України; – постанови Верховної Ради України;

- укази, розпорядження і доручення Президента України;

- постанови, розпорядження і доручення Кабінету Міністрів України;

- акти центральних органів виконавчої влади;

- запити та звернення народних депутатів України і депутатів обласної ради;

- розпорядження і доручення голови облдержадміністрації з питань делегованих повноважень;

- рішення міської ради, виконкому;

- розпорядження та доручення міського голови;

- інформаційні запити.

12.2. Відповідальність за виконання документів несуть заступники міського голови відповідно до розподілу обов’язків, керівники структурних підрозділів відповідно до резолюції. Якщо резолюція документа вимагає участі кількох виконавців, то координація і узагальнення цієї роботи здійснюється особою, яка визначена першою. Їй надається право уточнення завдання, скликання співвиконавців на нараду, здійснення додаткових перевірок тощо.

12.3. Здійснення контролю за виконанням документів, ведення журналу контрольних документів покладається на організаційно-правовий відділ. Контроль за виконанням рішень виконкому здійснює заступник міського голови, керуючий справами. Контроль за виконанням розпоряджень та доручень міського голови здійснюють заступники міського голови відповідно до розподілу обов’язків. Контроль за виконанням рішень міської ради здійснює секретар міської ради.

12.4. Документи виконуються:

а) вхідні документи Президента України, Верховної Ради України та її Президії, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади — в строки, визначені в документі. Якщо в документах містяться конкретні завдання, але строки їх виконання не встановлені, то відлік строків виконання цих документів ведеться протягом 30 днів від дати їх прийняття;

б) вхідні документи управлінь, відділів облдержадміністрації, обласних установ і організацій — у визначені в них строки. Якщо в документах містяться конкретні завдання, але строки їх виконання не встановлені, відлік строків виконання цих документів ведеться протягом 30 днів від дати їх одержання;

в) запити народних депутатів України — не пізніш як у 15-денний строк з дня їх одержання або в строки, встановлені Верховною Радою України;

г) звернення народних депутатів України, депутатів обласної ради, депутатів міської ради — протягом не більше 10 днів з дня їх одержання. У разі неможливості розгляду звернення народного депутата у визначений строк його повідомляють про це офіційним листом з викладенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення, з урахуванням продовження, не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання;

д) документи з позначкою “Терміново” — протягом не більше 3-х днів з дня їх одержання;

е) телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, — в строк до 2 днів, решта — протягом 10 днів з дня одержання, якщо в них не визначено конкретних строків.

є) інформаційні запити — не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. У разі якщо інформаційний запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту. Продовження строків та зміна форм виконання чи виконавців документів здійснюється винятково особами, які його встановили.

12.5. Документ вважається виконаним, якщо повністю вирішені всі поставлені завдання і кореспонденту дана вичерпна відповідь по суті.

12.6. Проекти інформацій, які надсилаються у вищі органи законодавчої і виконавчої влади на виконання тих чи інших документів, готують виконавці документів і подають їх на підпис голові або його заступникам не пізніш як за 3 дні до встановленого терміну інформування.

12.7.   Контроль за виконанням доручень міського голови здійснює організаційно-правовий відділ.

12.8. Щомісячно організаційно-правовим відділом готуються аналітичні дані про стан виконання документів, ці питання розглядаються на апаратних нарадах.

 13. Порядок розгляду звернень та організації прийому громадян

13.1. Вся робота по розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян проводиться виконавчими органами відповідно до Закону України “Про звернення громадян” та інших законодавчих актів.

13.2. Письмові пропозиції, заяви і скарги, які надходять до виконкому, приймаються організаційно-правовим відділом для їх реєстрації і попереднього розгляду. В той же день передаються на розгляд міському голові. Відповідно до резолюції керівника звернення передаються на виконання відповідним службам чи посадовим особам. Організовує і контролює проходження і вирішення пропозицій, заяв і скарг організаційно-правовий відділ.

13.3. Організаційно-технічне забезпечення роботи із зверненнями громадян, особистого їх прийому забезпечується організаційно-правовим відділом.

13.4. Особистий прийом громадян ведуть міський голова, секретар ради, заступники міського голови та заступник міського голови, керуючий справами  згідно затвердженого графіка. Усні звернення громадян реєструються і вирішуються в тому ж порядку, що й письмові. 1

13.5. Відповідно до Закону України “Про звернення громадян” (ст.20) звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, або не пізніше 15 днів від дня отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то термін розгляду може бути продовжено, але при цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

13.6. Посадова особа, якій доручено розгляд звернення, готує проект відповіді. Відповідь заявнику підписується міським головою або його заступниками, керуючим справами.

13.7. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. Не розглядаються звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

13.8. Скарги громадян не направляються на розгляд тим відділам чи особам, дії яких оскаржуються.

13.9. Організаційно-правовий відділ регулярно аналізує кількість і характер письмових та усних звернень громадян, роботу по їх розгляду, інформує про стан справ міського голову, його заступників та керуючого справами.

14. Кадрова робота

14.1. Робота з кадрами здійснюється відповідно до вимог чинного законодавства з кадрових питань.

14.2. Спеціаліст з кадрової роботи здійснює контроль за дотриманням встановленого порядку конкурсного добору кадрів, прийняття Присяги посадовими особами місцевого самоврядування, проведення стажування претендентів на заміщення вакантних посад, ведення особових справ працівників, своєчасного затвердження списків кадрового резерву та проведення атестації посадових осіб, тощо.

 15. Порядок проходження документів з обмеженим доступом

15.1. Роботу з таємною кореспонденцією, а також з грифом обмеження доступу “Для службового користування” здійснює відповідальний за забезпечення режиму секретності інспектор відділу з питань режимно-секретної та мобілізаційно роботи, ТЕБ і НС.

15.2. Таємна кореспонденція та кореспонденція з грифом “Для службового користування” отримується і реєструється відповідальним інспектором відділу  з питань режимно-секретної та мобілізаційно роботи, ТЕБ і НС. Доступ керівництва міської ради, начальників управлінь і відділів, інших посадових осіб до секретних документів та з грифом обмеження «ДСК», для ознайомлення та відпрацювання у частині, що стосується, здійснюється за письмовою вказівкою міського голови відповідно до вимог чинного законодавства, інших нормативних актів і інструкцій, що регламентують роботу з такими документами.

15.3. Документи зберігаються у режимному приміщенні, у металевому сейфі, які в неробочий час опечатуються та здаються під охорону.

 16. Порядок виконання друкарських і розмножувальних робіт

16.1. Друкування документів в управліннях, відділах та інших структурних підрозділах міської ради здійснюється ними самостійно.

16.2. Документи для міського голови його заступників та заступника міського голови, керуючого справами друкуються першочергово.

16.3. Відповідальність за зміст та грамотність тексту несе виконавець документа.

16.4. Розмноження документів здійснюється організаційно-правовим відділом. Дозвіл на розмноження документів дає заступник міського голови, керуючий.

16.5. Розмноження невеликих за обсягом документів здійснюється безпосередньо в структурних підрозділах ради, які мають засоби оргтехніки.

 17. Порядок виготовлення печаток, штампів, користування та забезпечення їх зберігання

17.1. Міська рада має дві гербові печатки (міської ради та виконавчого комітету) встановлених зразків.

17.2. Гербова печатка міської ради зберігається у міського голови. Гербова печатка виконавчого комітету зберігається у секретаря міської ради, які несуть персональну відповідальність за збереження і використання їх за призначенням.

17.3. Гербовою печаткою Чопської міської ради засвідчуються підписи міського голови та секретаря ради. Гербовою печаткою виконкому міської ради засвідчуються підписи міського голови, заступників міського голови, заступника міського голови, керуючого справами на відповідних документах. Гербовою печаткою міської ради засвідчується підпис міського голови на посвідченнях посадових осіб органу місцевого самоврядування.

17.4. У Чопській міській раді використовуються печатки Управлінь, відділів, Служб, Чопського міського центру соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді, іменні печатки Центру надання адміністративних послуг та реєстраційних дій; печатка для кадрової роботи, кутовий та інші штампи, необхідні для роботи з документами.

17.5. Печатки та штампи, зазначені в п.17.4 зберігаються у начальників відділів та Управлінь, Служб, Центрів а також у відповідальних осіб (печатка “Для кадрової роботи” – у спеціаліста з кадрової роботи, штамп “Погоджено юрисконсульт” – у юрисконсульта).

17.6. Відповідальність за зберігання і використання печаток та штампів за призначенням несуть керівники відповідних підрозділів міської ради та відповідальні особи.

17.7. Зразки печаток, штампів, розробляються відповідними відділами та управліннями згідно з нормативними документами і погоджуються заступником міського голови, керуючим справами. Виготовлення печаток, штампів, бланків документів забезпечується відділом централізованого бухгалтерського обліку, а в Управліннях – відповідними посадовими особами.

 18. Організація використання робочого часу

18.1. Відлучення керівників структурних підрозділів, посадових осіб у службових справах попередньо погоджуються із заступниками голови відповідно до розподілу обов’язків. Особа, яка відбуває у службових справах реєструє в Журналі реєстрації робочих поїздок працівників Чопської міської ради із зазначенням часу вибуття та прибуття.

18.2. У Чопській міській раді спеціалістом з кадрової роботи ведеться щоденний табельний облік робочого часу його працівників. Так само ведеться табель обліку робочого часу в Управліннях Чопської міської ради. Щомісяця до 13 та 25 числа табелі оформляються у встановленому порядку, затверджуються міським головою (в Управліннях – керівником Управління) і передаються у відділ централізованого бухгалтерського обліку (в Управліннях – до відповідного відділу бухгалтерського обліку).

18.3. Відрядження працівників здійснюється на підставі документів та розпорядження міського голови.

18.4. На підставі відповідних документів відділ бухгалтерського обліку у встановленому порядку відшкодовує працівникам витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

18.5. Щорічно, до 15 грудня, спеціалістом з кадрової роботи складається графік відпусток працівників на наступний рік і подається на затвердження міським головою.

 19. Порядок забезпечення електронним зв’язком

19.1. Електронний зв’язок у системі ” The Bat!” забезпечує старший оператор ЕОМ Фінансового управління.

19.2. Прийом електронної пошти у системі ” The Bat!” забезпечує старший оператор ЕОМ Фінансового управління та передає її до організаційно-правового відділу. Спеціаліст організаційно-правового відділу здійснює реєстрацію отриманої електронної пошти в журналі обліку прийому інформації електронною поштою.

19.3. Передачу інформації у вищестоящі органи законодавчої і виконавчої влади здійснює організаційно-правовий відділ або структурний підрозділ, який безпосередньо готував інформацію, тільки після візування міським головою, заступником міського голови, або заступником міського голови, керуючим справами  через старшого оператора ЕОМ Фінансового управління.

19.4. Електронний зв’язок у міській раді в системі “Інтернет” забезпечує старший інспектор ЕОМ Фінансового управління (офіційний сайт: www.chop-rada.gov.ua. E-mail: chop@carpathia.gov.ua).