Чопська
міська рада

Офіційний веб-сайт

Положення про організаційний відділ

0

Додаток № 6
до рішення  11 сесії
Чопської міської ради 7 скликання
від 08.07.2016р. № 2

ПОЛОЖЕННЯ
про Організаційний відділ Чопської міської ради

 1. Загальні положення

1.1. Організаційний відділ Чопської міської ради (далі – Відділ) є самостійним структурним підрозділом та входить до апарату Чопської міської ради та її виконавчого комітету, утворюється міською радою, є підзвітними і підконтрольними міській раді, підпорядкованим її виконавчому комітету та керуючому справами – заступнику міського голови.

1.2. Структура, штат та чисельність працівників відділу визначається міською радою. Посадові обов’язки працівників відділу визначаються в посадових інструкціях, розроблених начальником відділу та затверджених міським головою.

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, що його стосуються, рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також цим  Положенням.

1.4. Відділ під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами Чопської міської ради.

2. Основні завдання Відділу:

2.1. Організаційне забезпечення діяльності міської ради, її виконавчого комітету, підготовка аналітичних, інформаційних та інших матеріалів.

2.2. Надання методичної та іншої практичної допомоги в межах компетенції виконавчим органам міської ради, депутатам міської ради, членам виконавчого комітету міської ради, підприємствам, установам та організаціям комунальної власності міста.

2.3. Забезпечення організації діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, виконавчих органах міської ради відповідно до чинного законодавства.

2.4. Забезпечення інформаційного супроводу роботи органів місцевого самоврядування, забезпечення оприлюднення рішень (проектів) органів місцевого самоврядування, розпоряджень міського голови, вивчення громадської думки та співпраця з ЗМІ.

2.5  Здійснення контролю  за дотриманням Закону України „Про службу в органах місцевого самоврядування” та інших законодавчих та нормативно-правових актів з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування;

2.6 Участь у розробці структури апарату Чопської міської ради та її виконавчих органів, здійснення погодження штатного розпису, положень про структурні підрозділи та посадових інструкцій посадових осіб, формування кадрового резерву та робота з ним.

3. Повноваження Відділу:

3.1. Повноваження відділу в сфері організації забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування:

3.1.1. За дорученням міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради готує аналітичні, довідкові та інші необхідні матеріали.

3.1.2. Здійснює в установленому порядку організаційне та методичне забезпечення виборів та референдумів.

3.1.3. Забезпечує у межах своїх повноважень взаємодію Чопського міського голови, його заступників, депутатів Чопської міської ради, голів постійних депутатських комісій з Закарпатською обласною радою та обласною державною адміністрацією, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями, трудовими колективами, територіальною громадою м. Чоп у процесі своєї діяльності.

3.1.4. Готує проекти рішень про плани роботи Чопської міської ради та її виконавчого комітету та узгоджує їх відповідно з секретарем міської ради та заступниками міського голови.

3.1.5. Готує проекти рішень з організаційних питань діяльності Чопської міської ради та її виконавчого комітету .

3.1.6. За дорученням міського голови, заступників міського голови, секретаря міської ради готує проекти розпоряджень та доручень міського голови, проекти листів, запитів, тощо.

3.1.7. Надає методичну, консультативну, при необхідності практичну та іншу необхідну допомогу депутатам Чопської міської ради, членам її виконавчого комітету, комісіям, робочим групам, іншим структурним підрозділам, посадовим та іншим особам, підприємствам, установам та організаціям не залежно від форм власності

3.1.8. Здійснює технічне забезпечення сесії та засідань виконавчого комітету Чопської міської ради:

– облік явки депутатів на чергову сесію ради та облік членів виконавчого комітету на чергове засідання виконавчого комітету;

– розмноження проектів рішень у відповідній кількості;

– інше.

3.1.9. Здійснює нумерацію прийнятих виконавчим комітетом та Чопською міською радою рішень, оформлює протоколи засідань сесій та виконкому в одну справу та передає їх для підписання міським головою і подальшого зберігання відповідно секретарю міської ради, заступнику міського голови, керуючому справами.

3.1.10. Здійснює реєстрацію у відповідному журналі прийнятих на засіданнях сесій та виконавчого комітету Чопської міської ради рішень.

3.1.11.  Готує витяги із рішень, прийнятих на засіданнях виконавчого комітету та сесіях міської ради у відповідній кількості (згідно адресатів, вказаних розробниками рішень на погоджувальному листі рішення). Видає їх під особистий підпис виконавцям та працівнику Центру надання адміністративних послуг та реєстраційних дій.

3.1.12. Вивчає і узагальнює організаційну роботу управлінь, відділів, інших структурних підрозділів ради, надає їм необхідну допомогу з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.1.13. Забезпечує облік документів Відділу, контроль виконання, їх зберігання та передачу в установленому порядку до архіву.

3.1.14. Розглядає за дорученням Чопського міського голови запити народних депутатів України, депутатів Чопської міської ради, надає методичну та іншу практичну допомогу з питань, що належать до компетенції відділу.

3.1.14. Бере участь у підготовці пропозицій щодо нагородження державними нагородами, президентськими відзнаками, почесними званнями України, відомчими відзнаками та заохоченнями Чопської міської ради.

3.1.16. Надає методичну допомогу створеним розпорядженням Чопського міського голови консультативним, дорадчим та іншим допоміжним органам, службам та комісіям у виконанні ними своїх повноважень.

3.1.17. Готує методичні матеріали з питань організаційної роботи в межах своєї компетенції.

3.1.18. Аналізує разом з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету ради суспільно-політичне становище в місті та подає відповідні пропозиції з цих питань Чопському міському голові.

3.1.19. Вивчає та аналізує стан контролю виконання делегованих повноважень органів виконавчої влади. Готує звіти, інформаційні матеріали за результатами проведеної роботи.

3.1.20. У разі розгляду виконавчим комітетом питань, що зачіпають інтереси підприємств, установ, організацій комунальної форми власності, організаційний відділ повідомляє про це відповідні органи та їх посадових осіб.

3.1.21. Веде звітність з питань, що належать до компетенції Відділу.

3.1.22. Здійснює інші повноваження, передбачені нормативно-правовими актами та розпорядженнями Чопського міського голови.

3.2. Повноваження відділу в сфері забезпечення організації діловодства в органах місцевого самоврядування:

3.2.1. Веде діловодство у міській раді та її виконавчому комітеті, виконавчих органах влади. Здійснює реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. Здійснює реєстрацію заяв і звернень громадян та запитів на отримання публічної інформації.

3.2.2. Приймає, реєструє і передає за призначенням вхідну кореспонденцію та внутрішню документацію.

3.2.3. Здійснює реєстрацію розпорядчих документів міського голови, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних відділів та управлінь міської ради, підприємств, установ, організацій.

3.2.4. Забезпечує контроль за строками виконання актів вищестоящих державних органів, інших службових документів, що підлягають контролю.

3.2.5. Вживає заходів до скорочення термінів проходження, виконання документів, забезпечує зберігання та оперативний пошук.

3.2.6. Узагальнює, аналізує, інформує про результати проходження та виконання документів.

3.2.7. Розробляє та складає зведену номенклатуру справ.

3.2.8. Забезпечує зберігання документації, якісне оброблення та використання документа, передає їх на державне зберігання у встановленому порядку.

3.2.9. Готує  проекти розпоряджень, доручень  міського голови,  рішень виконкому  з питань, що належать до компетенції  Відділу.

3.2.10. Готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства.

3.2.11. Забезпечує організацію особистого прийому громадян міським головою та його заступниками.

3.2.12. Здійснює інші повноваження, передбачені нормативно-правовими актами та розпорядженнями міського голови.

3.3 Повноваження відділу в сфері інформаційного супроводу роботи органів місцевого самоврядування:

3.3.1.  Аналізує діяльність політичних партій, громадських організацій, забезпечує з ними взаємодію з метою залучення їх організаційного і громадського потенціалу до рішення соціально-економічних проблем.

3.3.2.  Аналізує, узагальнює та прогнозує розвиток ситуації в інформаційному просторі міста.

3.3.3. Забезпечує організацію усебічного висвітлення діяльності органів місцевого самоврядування засобами масової інформації, з метою більш повного й упорядкованого задоволення інформаційних потреб мешканців міста. Забезпечує функціонування офіційного веб-сайту Чопської міської ради.

3.3.4. Забезпечує, шляхом взаємодії з виконавчими органами ради, збір, обробку і передачу інформації з питань політичної і соціально-економічної ситуації у місті.

3.3.5. Забезпечує щоденне, щотижневе і щомісячне інформування керівництва міста про найважливіші події в житті міста.

3.3.6. Забезпечує організаційну підготовку проведення днів інформування населення.

3.3.7. Координує діяльність засобів масової інформації.

3.3.8. Забезпечує підготовку та проведення прес-конференцій, брифінгів, інших інформаційних заходів. Сприяє представникам засобів масової інформації в виконанні своїх професійних обов’язків з метою інформування населення про діяльності органів місцевого самоврядування.

3.3.9. Організовує через засоби масової інформації і сучасні інформаційні технології (веб-сайт) висвітлення найбільш соціально-значимих для міста проблем і подій, проектів рішень та розпоряджень, прийнятих рішень та розпоряджень, регуляторних та нормативно-правових актів відповідно до порядку, встановленому законом.

3.3.10. Забезпечує підготовку прес-релізів про життя міста.

3.3.11. Через організацію системи зустрічей, «круглих столів», нарад і роботу громадської приймальні, забезпечує взаємодію з різними категоріями та об’єднаннями громадян у рамках діючого законодавства.

3.3.12. Співпрацює з громадськими організаціями, надає їм організаційно-методичну допомогу.

3.3.13. Надає депутатам і постійним комісіям ради допомогу в здійсненні їх зв’язків зі ЗМІ.

3.3.14. Готує інформаційно-аналітичні матеріали і виносить пропозиції по формуванню і реалізації внутрішньої політики міському голові, міській раді і виконкому.

3.4.  Приймає участь в організації державних свят України та інших міських заходів.

3.5. Відповідно до законодавства України проводить роботу з підготовки та проведення виборів в органи влади.

4. Права Відділу:

4.1. З метою забезпечення виконання своїх функцій відділ має право отримувати в установленому порядку інформацію, документи та інші матеріали від відділів, Управлінь та інших виконавчих органів ради, що необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.2. У встановленому порядку залучати спеціалістів до розгляду питань, що входять до компетенції відділу.

4.3. Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до його компетенції.

4.4. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами.

5. Керівництво відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який  призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови.

5.2. Начальник відділу зобов’язаний забезпечити належне та своєчасне виконання покладених на відділ завдань.

6. Взаємодія з іншими підрозділами

6.1. Відділ у своїй діяльності взаємодіє з відділами, управліннями та іншими виконавчими органами ради, а також з підприємствами, установами та організаціями  незалежно від форми власності та підпорядкування.

7. Відповідальність

7.1. Начальник і працівники відділу несуть персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та функцій згідно з законодавством.