Інформація про роботу Відділу «Трудовий архів» за 2022 рік та 9 місяців 2023 року
Відділ «Трудовий архів» Чопської міської ради створений згідно рішення 4 сесії Чопської міської ради 8 скликання від 08.04.2021 №20.
Штатна чисельність працівників відділу складає 2 одиниці: начальник відділу та спеціаліст 1 категорії.
У своїй діяльності відділ керується Законом України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”. Згідно вказаного Закону трудовий архів – це установа чи структурний підрозділ, що здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду (тобто документів з кадрових питань).
Законодавством передбачено зберігання таких документів протягом 75 років. У відповідності до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів» затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 року № 1000/5, у разі ліквідації установи без правонаступників та органів вищого рівня на відповідній територїї, її документи з кадрових питань (особового складу) підлягають передачі до трудового архіву.
Одним із головних завдань трудового архіву є приймання, облік та зберігання соціально значущих документів ліквідованих на території Чопської територіальної громади підприємств, установ та організацій, надання відповідних довідок громадянам при досягненні ними пенсійного віку для нарахування пенсій за віком, пенсій на пільгових умовах та інших документів.
Для успішного виконання своїх завдань та створення оптимальних умов зберігання документів трудовий архів забезпечений приміщенням архівосховища площею 28 квадратних метрів. Сховище обладнане металевими стелажами загальною протяжністю 90 погонних метрів. Для покращення протипожежної безпеки сховище забезпечене порошковими вогнегасниками. Архів забезпечений комп’ютерною та розмножувальною технікою та має доступ до мережі Інтернет.
На зберіганні в архівосховищі трудового архіву перебувають документи з кадрових питань (особового складу) - 18 фондів. Загальна кількість документів становить 3521 справи. Найбільші з них це колгосп «Авангард» – 1749 справ за 1946-2002 роки, радгосп «Прикордонник» - 550 справ за 1949-2006 роки, виробниче управління житлово-комунального господарства Чопського міськвиконкому – 153 справи за 1949-2007 роки, Чопський міськторг - 114 справ за 1978-1999 роки, Соломонівська сільська рада – 169 справ за 1945-2020 роки, Соловківська сільська рада – 148 справ за 1948-2020 роки, Есеньська сільська рада – 123 справ за 1946-2020 роки, Тисаашваньська сільська рада – 176 справ за 1947-2020 роки, Червонівська сільська рада – 72 справ за 1992-2020 роки. Усі фонди належним чином обліковані, внесені в список фондів, є відповідні описи та акти приймання-передавання справ.
Головним завданням трудового архіву є надання громадянам архівних довідок на підставі інформації, що міститься в документах, котрі перебувають на зберіганні в архівосховищі.
За 2022 рік на виконання запитів громадян трудовим архівом підготовлено та видано 29 довідок соціально-правового характеру (про заробітну плату та трудовий стаж). За 9 місяців 2023 року підготовлено та видано 32 довідок соціально-правового характеру (про заробітну плату та трудовий стаж).
В комплект документів необхідних при виконанні таких запитів входять довідки про стаж роботи, про заробітну плату, витяги з наказів про будь-які переміщення за посадами, надання відпусток, кількість відпрацьованих днів та годин, копії матеріалів атестації робочих місць, інформація про перейменування підприємства.
Порушень термінів виконання запитів не допускається. Переважно всі запити виконані в межах 3-5 робочих днів.
Також трудовим архівом протягом 2022 та 9 місяців 2023 років було впорядковано архівні справи, що належать до Національного архівного фонду ліквідованих сільських рад - Соломоново, Соловка, Червоне, Есень, Тисаашвань. На сьогоднішній день вже передано на державне зберігання в архівний відділ Ужгородської РДА архівні документи Соломонівської та Червонівської сільської ради. Документи Тисаашваньської, Есеньської та Соловківської сільських рад вже впорядковані і будуть передані на державне зберігання.
У своїй діяльності трудовий архів тісно співпрацює з Пенсійним фондом України. Регулярно, майже по кожній довідці виданій трудовим архівом, працівниками Пенсійного фонду проводиться зустрічна перевірка відповідності інформації, викладеної в довідці, тій, що міститься в первинних документах, котрі зберігаються в архівосховищі. Так в 2022 році Пенсійним фондом України в Закарпатській області проведено - 6 перевірок, за 9 місяців 2023 рік – 8 перевірок правильності надання довідок про заробітну плату та стажу роботи. За результатами перевірок складаються відповідні акти. Порушень при видачі довідок соціально-правового характеру з боку трудового архіву не було.
Постійно проводиться робота щодо пошуку місцезнаходження документів з особового складу збанкрутілих установ, підприємств міста, або тих, які перебувають у стадії банкрутства, для захисту законних інтересів та прав громадян, яким необхідні довідки соціально-правового характеру.
Прийом громадян працівниками трудового архіву проводиться щоденно, при їх зверненні. До кожного відвідувача – індивідуальний підхід, ретельно вивчається суть звернення. За час роботи трудового архіву скарг від громадян, підприємств, організацій не надходило.
З метою підвищення кваліфікації в 2022 році було взято участь в 1 онлайн вебінарі організованому Всеукраїнською асоціацією ОТГ на тему: «Роль архівних установ органів місцевого самоврядування. Організація проведення експертизи цінності документів», в 2023 році було взято участь в 1 онлайн сесії організованому «U-LEAD з Європою» на тему: «Зміни до правил організації діловодства та архівного зберігання документів в органах місцевого самоврядування».
