Чопська міська рада
Закарпатська область, Ужгородський район
gov.ua місцеве самоврядування України
  Пошук

Положення про відділ “Трудовий архів”

Додаток
до рішення 4 сесії 8 скликання
Чопської міської ради
від 08.04.2021 р. № 20

Положення
про відділ «Трудовий архів» Чопської міської ради
Ужгородського району Закарпатської області

І. Загальні положення 

1.1. Відділ «Трудовий архів» Чопської міської ради  (далі – Трудовий архів) є структурним підрозділом Чопської міської ради, який створений для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи).

1.2. Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб – підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.

1.3. Трудовий архів створюється за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених законом.

1.4. Власником Трудового архіву є Чопська міська територіальна громада в особі Чопської міської ради, яка здійснює правомочності щодо володіння, користування та розпорядження майном від імені та в інтересах громади. Трудовий архів належить до міської комунальної власності Чопської міської територіальної громади.

1.5. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією України і Законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями і розпорядженнями органів місцевого самоврядування та положенням.

ІІ. Принципи діяльності, завдання та права

2.1. Основними завданнями Трудового архіву є:

1) забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

2) додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

2.2. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ;

2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;

3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

4) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;

5) здійснює на підставі договору між Чопською міською радою з юридичною особою, фізичною особою – підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;

6) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

7) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;

8) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;

9) організовує користування документами у службових, соціально- правових, наукових та інших цілях;

10) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;

11) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;

12) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

13) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;

14) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

15) забезпечує відповідно до умов, визначених Державною архівною службою  України, тимчасове зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців,  які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території.

2.3. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:

1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан упорядкування документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;

2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;

3) готувати проєкти договорів, угод між Чопською міською радою і юридичними особами та фізичними особами – підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому  положенню;

4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;

5) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;

6) брати участь у нарадах, які проводять міська рада, районна державна адміністрація, органи місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів області, архівний відділ районної державної  адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами;

2.4. У Трудовому архіві зберігаються:

1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території; 2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;

3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;

4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.

ІІІ. Начальник Трудового архіву

3.1. Очолює відділ начальник, який:

1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;

2) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю;

3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;

4) організовує та веде прийом громадян, розглядає  звернення, що належать до компетенції Трудового архіву;

5) має право представляти інтереси відділу у відносинах з органами виконавчої влади і місцевого самоврядування, з юридичними особами, громадянами.

6) готує, підписує та видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;

7) здійснює інші повноваження відповідно до цього Положення, а також, завдань, покладених на нього рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

 IV. Взаємодія

4.1. Відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з управліннями, відділами та іншими виконавчими органами Чопської міської ради, постійними комісіями та іншими органами, утвореними міською радою, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян в межах та у спосіб, визначений чинним законодавством України.

V. Заключні положення

5.1. Зміни та доповнення до Положення вносяться рішеннями Чопської міської ради.

5.2. Припинення діяльності Трудового архіву здійснюється за рішенням Чопської міської ради відповідно до вимог чинного законодавства.

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Онлайн-опитування:

Увага! З метою уникнення фальсифікацій Ви маєте підтвердити свій голос через E-Mail
Скасувати

Результати опитування

Дякуємо!

Ваш голос було зараховано

Форма подання електронного звернення


Авторизація в системі електронних звернень

Авторизація в системі електронних петицій

Ще не зареєстровані? Реєстрація

Реєстрація в системі електронних петицій


Буде надіслано електронний лист із підтвердженням

Потребує підтвердження через SMS


Вже зареєстровані? Увійти

Відновлення забутого пароля

Згадали авторизаційні дані? Авторизуйтесь